最終改定日：2021年1月18日

（公財）国際交通安全学会　IATSSフォーラム（以下，「弊財団」といいます。）は，研修事業（以下,「研修」といいます。）における，ユーザーの個人情報の取扱いについて，以下のとおりプライバシーポリシー（以下，「本ポリシー」といいます。）を定めます。

第1条（個人情報）

「個人情報」とは，個人情報保護法にいう「個人情報」を指すものとし，生存する個人に関する情報であって，当該情報に含まれる氏名，生年月日，住所，電話番号，連絡先その他の記述等により特定の個人を識別できる情報並びに容貌，指紋，声紋にかかるデータ，及び健康保険証の被保険者番号などの当該情報単体から特定の個人を識別できる情報（個人識別情報）並びに個人識別符号が含まれるものを指します。

第2条（個人情報の収集方法）

（Webサイト）

弊財団は、弊財団webサイトをご覧になった際、ご覧になったページや、使用した検索キーワード、ご利用日時、ご利用の端末の種類、IPアドレス等の情報を取得します。

（審査）

弊財団は，応募者が本研修に応募をする際に氏名，生年月日，住所，電話番号，Eメールアドレス，勤務先、学歴、勤務履歴、渡航歴などの個人情報をお尋ねすることがあります。また，応募者と弊財団現地事務局（以下、「現地事務局」といいます）との間でなされた応募者の個人情報を含む情報を収集することがあります。

（研修生）

弊財団は，研修生が本研修に参加をする際に氏名，生年月日，住所，電話番号，Eメールアドレス，勤務先、旅券番号、渡航歴、犯罪歴、持病・アレルギーの有無などの個人情報をお尋ねすることがあります。また，応募者と弊財団現地事務局（以下、「現地事務局」といいます）との間でなされた研修生の個人情報を含む情報を収集することがあります。

（ボランティア）

弊財団は，ボランティアが本研修ボランティアに登録する際に氏名，生年月日，住所，電話番号，Eメールアドレス，などの個人情報をお尋ねすることがあります。

（同窓生）

弊財団は，研修修了者（以下同窓生）が同窓会活動を行う際、氏名，生年月日，住所，電話番号，Eメールアドレス，勤務先などの個人情報をお尋ねすることがあります。

第3条（個人情報を収集・利用する目的）

弊財団が個人情報を収集・利用する目的は，以下のとおりです。

（Webサイト）

• 弊財団Webサイトの改善のため

（審査）

• 研修生の選考のため（現地事務局との情報のやり取りを含む）
• 応募者への選抜にプロセスにかかる情報、結果に関する情報をメールないし郵送で送付するため
• その他選抜に係る重要なお知らせなど必要に応じた連絡のため
• 面接時の交通費・宿泊費のお支払いのため
• 応募者の傾向把握等、将来の審査プロセスの改善のため

（研修生/同窓生）

• 在留資格認定証明書及び研修ビザ取得のため
• 旅行保険契約のため
• 研修に係る事前資料やアンケートのメール送付、資料の郵送のため
• 本研修中の食事、医療提供、宿泊施設の予約等の、日本滞在中の生活に必要な手続きのため
• 研修講師・ホストファミリーへの情報共有のため
• 修了式等の式典用の研修生一覧作成のため
• HP上への「グループ研究発表」の内容、「研修生の経験談」掲載のため
• 国際同窓会に係る情報のメール送付、郵送のため
• 同窓会組織/活動の管理のため
• HP上への「同窓生の経験談」、「各国同窓会組織委員紹介」掲載のため
• 研修での講師依頼のため

（ボランティア）

• 本研修に係る情報のメール送付、郵送のため
• 本研修中のボランティア参加イベントへの参加人数・食事数の把握のため
• ボランティア保険加入のため
• ホームステイのマッチングのため
• HP等へのイベント写真掲載のため

第4条（利用目的の変更）

弊財団は，利用目的が変更前と関連性を有すると合理的に認められる場合に限り，個人情報の利用目的を変更するものとします。
利用目的の変更を行った場合には，変更後の目的について，弊財団所定の方法により，関係者に通知し，または本ウェブサイト上に公表するものとします。

第5条（個人情報の第三者提供）

弊財団は，第3条に掲げる目的を達するため必要な範囲内において、外国に所在する現地委員会及び現地事務局その他の第三者に研修生/同窓生に関する個人情報を提供することがあります。このほか、次に掲げる場合を除いて，あらかじめ（応募者/研修生/ボランティア/同窓生）の同意を得ることなく，第三者に個人情報を提供することはありません。ただし，個人情報保護法その他の法令で認められる場合を除きます。

• 法令に基づく場合
• 人の生命，身体または財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• 予め次の事項を告知あるいは公表し，かつ弊財団が個人情報保護委員会に届出をしたとき
  • 利用目的に第三者への提供を含むこと
  • 第三者に提供されるデータの項目
  • 第三者への提供の手段または方法
  • 本人の求めに応じて個人情報の第三者への提供を停止すること
  • 本人の求めを受け付ける方法

前項の定めにかかわらず，次に掲げる場合には，当該情報の提供先は第三者に該当しないものとします。

• 弊財団が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
• 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
• 個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって，その旨並びに共同して利用される個人情報の項目，共同して利用する者の範囲，利用する者の利用目的および当該個人情報の管理について責任を有する者（IATSSフォーラム所長）の氏名または名称について，あらかじめ本人に通知し，または本人が容易に知り得る状態に置いた場合

第6条（個人情報の開示）

弊財団は，本人から個人情報の開示を求められたときは，本人に対し，遅滞なくこれを開示します。ただし，開示することにより次のいずれかに該当する場合は，その全部または一部を開示しないこともあり，開示しない決定をした場合には，その旨を遅滞なく通知します。

• 本人または第三者の生命，身体，財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 弊財団の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• その他法令に違反することとなる場合

第7条（個人情報の訂正および削除）

（応募者/研修生/ボランティア/同窓生）は，弊財団の保有する自己の個人情報が誤った情報である場合には，弊財団が定める手続きにより，弊財団に対して個人情報の訂正，追加または削除（以下，「訂正等」といいます。）を請求することができます。
弊財団は，（応募者/研修生/ボランティア）から前項の請求を受けてその請求に応じる必要があると判断した場合には，遅滞なく，当該個人情報の訂正等を行うものとします。
弊財団は，前項の規定に基づき訂正等を行った場合，または訂正等を行わない旨の決定をしたときは遅滞なく，これを（応募者/研修生/ボランティア）に通知します。

第8条（個人情報の利用停止等）

弊財団は，本人から，個人情報が，利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由，または不正の手段により取得されたものであるという理由により，その利用の停止または消去（以下，「利用停止等」といいます。）を求められた場合には，遅滞なく必要な調査を行います。
前項の調査結果に基づき，その請求に応じる必要があると判断した場合には，遅滞なく，当該個人情報の利用停止等を行います。

弊財団は，前項の規定に基づき利用停止等を行った場合，または利用停止等を行わない旨の決定をしたときは，遅滞なく，これを（応募者/研修生/ボランティア）に通知します。

前2項にかかわらず，利用停止等に多額の費用を有する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって，（応募者/研修生/ボランティア）の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとれる場合は，この代替策を講じるものとします。

第9条（個人情報の管理）

弊財団は， 個人情報を次のとおり管理します。

• 個人情報を第三者（国の機関，地方公共団体，独立行政法人等及び地方独立行政法人を除き，以下，本項において同様とします）に提供し，または第三者から受領する場合は，個人情報保護法及び個人情報保護委員会規則に基づき，必要な事項について記録を作成し，所定の期間保存するものとします。
• 個人情報の漏洩等を防止するために，必要かつ適切な組織的，人的，物理的，技術的安全管理措置を講じます。
• 個人情報の取り扱いを外部に委託する場合は，適正な委託先を選定したうえ，委託先と個人情報保護に関する契約を取り交わし，委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

第10条（プライバシーポリシーの変更）

本ポリシーの内容は，法令その他本ポリシーに別段の定めのある事項を除いて，（応募者/研修生/ボランティア/同窓生）に通知することなく，変更することができるものとします。
弊財団が別途定める場合を除いて，変更後のプライバシーポリシーは，本ウェブサイトに掲載したときから効力を生じるものとします。

第11条（お問い合わせ窓口）

個人情報の開示、訂正および削除、利用停止等のお申し出、本ポリシーに関するお問い合わせは，メールまたはお電話にて下記の窓口までお願いいたします。

住所：三重県鈴鹿市稲生町7992　鈴鹿サーキット　サウス棟内
社名：（公財）国際交通安全学会　IATSSフォーラム
TEL/FAX：059-370-0511/059-370-0505
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